如何回覆 詢價信 ?商業書信攻略!

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詢價信|除了B2C的銷售模式外,通常在B2B市場中,成交以前都需要一段與買家交談的過程,而這也是離訂單最近卻最難走的一段路,今天就針對回覆買家詢問信時會遇到的問題做幾項探討《延伸閱讀: 除了積極推銷,了解客戶的問題更重要!》

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判別買家發送詢價信的動機:嘗試了解客戶發詢價信的目的與意圖

  1. 明確目的型
    • 當來信問的比較具體,如產品的功能、包裝、認證、交期等,都可看出這類客戶是誠意度較高的。
  2. 潛在客戶型
    • 想增加/替換供應商、尚未決定產品只想了解市場行情、大銷售商找貼牌生產工廠。
  3. 無明確目標型
    • 有些買家剛入行,也還沒找到想做的產品,因此廣發訊息蒐集產品價格、圖片等資料。
  4. 垃圾類型
    • 除了常見的傳送釣魚訊息外,也有很多假買家是要欺騙免費樣品的。

區分買家的身份:為什麼聯繫幾次就消失?或是一直討論,就是不下單?身份不同在談生意時的重點也不同,因此談判的價格和速度就不同。

  1. 零售商
    • 一般零售訂單較小,但下單頻率快、要求的交期短,相較下他們一般也不太會關注賣家實力大小、研發能力等,目前在電商裡大多數都是遇到這類客戶。
  2. 貿易商
    • 這種客戶或大或小,相較下對價格較敏感。他們手上較容易已有訂單,並且通常在半個月到一個月時間左右便能下單。
  3. OEM 進口商
    • 因為要貼品牌,這類買家對品質是高標準要求的,但一般訂單較大、穩,主要關心供應商的規模、R&D能力、品質標準、產品認證等,若沒問題較能培養成長期的客戶。
  4. 連鎖超市、量販店
    • 通常量販店需求量大、週期較長,而且篩選產品的過程繁複,常常得三個月到半年才有可能下單,若想做他們的生意通常得做長期戰的準備。

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詢價信判別其他資訊:從信件可以分析更多關於買家的訊息。

  1. 詢價信的內容
    • 收到一封詢價信時,判斷客戶有沒有訂單、金額大小,需求緩急。
      • A. 郵件標題:可觀察客人這封信是否只針對你。
      • B. 產品名稱:如果提到功能、型號、技術、顏色、包裝等細節,可見客人是較認真的。
      • C. 產品認證:客人很在乎產品認證,甚至有特定的認證,代表客人可能已有銷售管道。
      • D. 關鍵部件或功能:說明客戶有明確的需求,只是在物色一個好的供應商。
      • E. 交貨時間:明確問交貨時間、付款方式,也較可能是手上有訂單的,有時間壓力。
  2. 客戶的聯繫方式
  3. 詢價信IP地址
    •  ​​​​​一般收到的信件都有IP位置,可以透過網站搜尋是來自哪個地區。如https://www.ez2o.com/App/Net/IP的網址可以測客戶來自哪個國家。

針對不同類型詢價信做不同處理方式:判斷完詢價信的真假後,接著再將信件分成幾種方式處理。

  1. 垃級型詢價信
    • 對於外貿的新手,可以藉此練練英文寫作水平,但要小心釣魚訊息。
  2. 無明確目標型
    • 可以建立回覆的模板,發送時稍改稱呼即可發送,
  3. 潛在客戶型
    • 淺在客戶需要的時間較長,多點引導式提問與溝通,展現更多專業與耐心,雖未必會下單,但可以每隔一段時間給傳過訊息但沒成交的客戶發開發信,告訴他們最新價格、特惠,或是利用假期傳送祝福以保持聯繫。
  4. 目標明確型
    • 針對這類型的信件需要盡快回覆,但不是馬上回覆,建議可根據該國家上班時間來處理,並且盡量準確回答買家的提問,展現出公司的專業與誠意。

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如何提高詢價信的回覆率:第一封回覆信件是非常關鍵的,買家一次收到這麼多回信,只會快速而簡略的挑選信件回覆

  1. 回覆的專業度
    • 在回覆郵件時,一定得表現出對自家產品非常了解,尤其關於功能等專業資訊,切勿模糊帶過,若買家認為你不夠專業,那成交機會將會少很多了。
  2. 撰寫重點
    • 回覆的郵件別洋洋灑灑寫一篇文章,採購者每天看這麼多信件,不會有耐心慢慢看,因此最好從各方面列出重點撰寫,例如公司介紹、專業報價、清晰圖片和清楚聯繫資料都缺一不可。
      • A. 公司介紹:在介紹公司時,把公司規模、參展情況、知名客戶、研發能力、認證等具體資訊寫出來,這些都能讓買家對貴司更有信心。
      • B. 專業報價:不同國家、身份客戶對價格敏感度不同,因此報價時要根據訂單量、交期、貿易方式設計出不同的報價。
      • C. 清晰圖片:傳送圖片給客戶時一定要是清晰的,「好的圖片就是無聲的銷售員」,但要注意圖片大小,方便客戶瀏覽與接收。
      • D. 清楚聯繫資料:把公司地址、電話、通訊軟體、網站、MAIL、公司Logo做成簽名檔,不只讓客戶好聯絡,同時也展現專業。

與客戶聯繫時的要點

  1. 自己多做功課,少讓客戶做功課
    • 多為客戶著想,才能令客戶相信、依賴,情感連結有了就更容易長久合作。一筆訂單常常會有許多零碎問題,如果幫忙解決很多不必要的麻煩,他會更喜歡與你做生意。
  2. 用客人的角度看待事情
    • 總說分析是為了更好的溝通,當你了解客戶的身份、目的等,學會站在客戶的角度來看待,這樣與客戶溝通起來才會暢通。
  3. 贏在服務、贏在細節
    • 每一次訂單的獲得,都是自己用心付出的回報,也只有時時把客戶放在心中,用心去服務客戶,把交易過程都做到好,才能留下客戶。

在電商裡做外貿是充滿挑戰性的工作,但能經由每個客戶提升自己的能力,長期分析、回覆、跟催信件,只要把握正確的方法,就會有「事半功倍」的效果。

以上幾點業務技巧分享,大家一起在外貿中努力!
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